Föreningens stadgar
Swedish version of bylaws at the bottom. Svensk version av stadgarna längst ner.
Version: 24w27
As accepted during the extraordinary annual meeting of 14th August 2024
Bylaws
Bylaws of the non-profit, non-partisan, and non-religious association Stockholm
Genetically Engineered Machines accepted at the extraordinary annual meeting 14th of August 2024. In the eventuality of a discrepancy between the English and the Swedish version, the English version will take precedence.
§1 Name
The name of the association (company) is Stockholm Genetically Engineered Machines, abbreviated as SGEM.
§2 Purpose
The purpose of the association is to establish and promote fellowship among iGEM Stockholm alumni and unite them in support of the competing iGEM Stockholm team. The association aims to ensure annual participation of a team from Stockholm in iGEM, the international student competition in synthetic biology.
The specific objectives of the association are to, on a yearly basis,
a) Provide support to the competing iGEM Stockholm team;
b) Act as the legal entity behind the competing iGEM Stockholm team;
c) Recruit and elect team leaders of the iGEM Stockholm team for the following year.
The board is financially and administratively responsible for the domains [igem.se] and [sgem.se]. The association aims to maintain and update content of the web page.
§3 Seat and organisation number
The association is based in the municipality of Stockholm.
The organisation number of the association is 802493-6679.
§4 Decision levels
Majority decisions apply at all meetings, unless otherwise specified in the bylaws.
§5 Membership
a) Eligibility.
Anyone above and including the age of 18 is eligible for SGEM membership.
b) Membership period
The membership runs until further notice.
b) Application
The application for membership is sent through the association’s website [www.sgem.se], or via email to the board [sgem@igem.se].
A person is added to the list of members once they have sent in their application and paid the membership fee.
c) Membership fee
Membership fee in the association is decided at the annual meeting.
d) Rights of members
All members have voting and attendance rights at the team leader election meeting. All members have attendance rights to social events organised by the association. All members have attendance rights to board meetings.
Members who have paid the membership fee latest 30 days before the annual meeting have voting, proposition and attendance rights at the annual meeting. Members without voting rights have proposition and attendance rights to meetings.
e) Resignation and termination
Any member may resign by filing a written resignation with the secretary. Resignation shall not relieve a member of unpaid dues, or other charges previously accrued. A member who is considered to be opposed to the purpose of the association may be ruled out by the board or the annual meeting by a 2⁄3 majority. Members excluded from the board may appeal to the annual meeting.
§6 Fiscal year
The fiscal year of the association is January 1st to December 31st.
§7 Authorised signatory
The company of the association is signed by the chairperson of the association and by the persons appointed company signers by the board. All company signers must be members of the association. All company signers have the right to sign an agreement for the association alone.
§8 The board
a) General responsibility
The board shall have control of and be responsible for the management of the
affairs of the association.
b) Constitution, numbers, tenure, and qualifications
The board should consist of no less than three officers including the following: a chairperson, a vice-chairperson, and a treasurer. Board members shall hold office for one year of operation (until a new board is elected at the next annual meeting). Each member of the Board shall be a member of the association whose membership dues are paid in full.
c) Meetings
i) Board meetings
The board should meet at least once a quarter and notice of meetings should be made available to members no later than one week in advance. Each member of the board has one vote and the board is quorum when at least half of the members are present. Board meetings are open to all members, except for items of a sensitive matter. The board decides what could be regarded as a sensitive matter.
ii) Team leader election meetings
The association is responsible to elect the team leaders for the iGEM Stockholm team the following year. The election takes place during a team leader election meeting which is called by the board. The team leader election meeting should be held no later than December 31st and notice shall be made available to members no later than two weeks before the meeting. Only members of the association, which are present at the meeting (either physical or virtual) are eligible to vote. Decision is reached through simple majority vote.
d) Removal of team leader(s)
The board has the authority and power to remove an iGEM Stockholm team leader if, and only if, the team leader is considered to endanger the participation of the iGEM Stockholm team in the iGEM competition. For a board of ≤ 5 members: all must be present and the decision must be unanimous. For a board of > 5 members: 3⁄4 must be present and the decision must be made with 2⁄3 majority vote.
§9. Auditor
An auditor is elected during the annual meeting, and they will independently review the association's bookkeeping and administration. All persons not sitting in the board are eligible for this role, regardless of their membership status in the association.
§10. Annual meetings
The highest decision-making body of the association is the annual meeting. An annual meeting shall be held each year before the end of March. Notice of annual meeting shall be made available to members no later than two weeks before the annual meeting. The following points will always be covered:
- Opening of the meeting
- Election of the meeting's chairperson, secretary, and editors
- Activity report from past year
- Financial and accounts report from past year
- Auditor's report from past year
- Granting of discharge from liability for the previous year's board
- Overview of this year's planned activities
- This year's budget and membership fee determination
- Election of this year's board
- Election of this year's auditor
- Decision on the company signatory
- Other matters
- Closing of the meeting
If the board or half of the members of the association require, the board will call for an extraordinary annual meeting. At an extraordinary annual meeting, only the matters mentioned in the notice may be dealt with.
§11 Amendments of Bylaws
Amendments to the bylaws of the association can only be made with a 2⁄3 majority vote at an annual meeting, and only if the amendment appears in the notice.
§12 Resolution
Resolution of the association can only be made at the annual meeting with 3⁄4 majority, and only if the question is stated in the notice. Residual assets shall be donated to the Association of Young Scientists upon dissolution.
The bylaws were revised in 2024
----------------------------------------------
Stadgar
Stadgar för den ideella, partipolitiskt och religiöst obundna föreningen Stockholm Genetically Engineered Machines, antagna vid extrainsatta årsmötet den 14:e Augusti 2024. Ifall det uppdagas någon oenighet mellan den svenska och den engelska versionen så har den engelska versionen företräde.
§1 Namn
Föreningens namn (firma) är Stockholm Genetically Engineered Machines, förkortas som SGEM.
§2 Ändamål
Föreningen har som syfte att etablera
och främja gemenskap mellan alumner från iGEM Stockholm-laget med avsikt att stötta det tävlande iGEM Stockholm-laget. Föreningens målsättning är att varje år säkerställa att ett lag från Stockholm deltar i den internationella studenttävlingen i syntetisk biologi, iGEM.
De specifika målen är att, varje år,
a) Stötta det tävlande iGEM Stockholm-laget;
b) Agera som det tävlande iGEM Stockholm-lagets juridiska Person;
c) Rekrytera och välja lagledare (team leaders) för det nästkommande iGEM Stockholm-laget.
Styrelsen är finansiellt och administrativt ansvarig för domänerna [igem.se] och [sgem.se]. Föreningen ska ha som mål att underhålla och uppdatera innehållet på webbsidan.
§3 Säte och organisationsnummer
Föreningen har sitt säte i Stockholms kommun.
Föreningens organisationsnummer är 802493-6679.
§4 Beslutsnivåer
Majoritetsbeslut gäller vid alla möten, om inget annat anges i stadgarna.
§5 Medlemskap
a) Valbarhet
Alla över 18 års ålder får vara medlemmar i föreningen.
b) Medlemskapsperiod
Medlemskapet löper tills vidare.
b) Ansökan
Ansökan om medlemskap görs genom föreningens webbplats [www.sgem.se] eller genom e-mail till styrelsen [sgem@igem.se].
När personen har skickat in sin ansökan och betalat medlemsavgiften förs personen in medlemsförteckningen.
c) Medlemsavgift
Medlemsavgift i föreningen beslutas på årsmötet.
d) Rättigheter
Samtliga medlemmar har röst-, och deltaganderätt under val av lagledare. Samtliga medlemmar har deltaganderätt på sociala event som föreningen arrangerar. Samtliga medlemmar har deltaganderätt på styrelsemöten. Medlemmar som har erlagt medlemsavgiften senast 30 dagar innan mötet har rösträtt, förslagsrätt och rätten att delta på årsmötet. Medlemmar utan rösträtt har förslagsrätt och rätten att delta på möten.
e) Utträde och uteslutninguppsägning
Medlemmar kan utträda ur föreningen genom att skicka in en skriftlig anmälan till styrelsen. Vid utträde befrias ej medlemmen från obetalda avgifter, eller andra avgifter som medlem ådragit sig. Medlem som anses motverka föreningens ändamål kan uteslutas av styrelsen eller årsmötet med 2/3 majoritet. Medlem som uteslutits av styrelsen kan överklaga till årsmötet.
§6 Räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår är 1 januari till 31 december.
§7 Firmatecknare
Föreningens firma tecknas av föreningens ordförande och av den eller de som styrelsen utser till särskild firmatecknare. Firmatecknare måste vara medlemmar i föreningen. Alla firmatecknare har rätt att ensamma skriva under avtal för föreningen.
§8 Styrelsen
a) Ansvar
Styrelsen har kontroll över och är ansvarig för förvaltningen av föreningen.
b) Sammansättning, antal, mandatperiod, och valbarhet
Styrelsen består av minst tre ledamöter inklusive följande: ordförande, vice ordförande och kassör. Styrelsemedlemmars mandatperiod är ett år (fram till dess att en ny styrelse valts in på nästa årsmöte). Samtliga styrelsemedlemmar ska vara medlemmar i föreningen vars medlemsavgift är betald.
c) Sammanträden
i) Styrelsemöten
Styrelsen bör sammanträda minst en gång per kvartal. Kallelse till styrelsemöte skall vara medlemmar tillhanda senast en vecka innan styrelsemöte. Varje styrelsemedlem har en röst och styrelsen är beslutsför när minst hälften av ledamöterna deltar. Styrelsemötet är öppet för alla medlemmar, med undantag för känsliga ärenden. Styrelsen beslutar om vilka ärenden som är känsliga.
ii) Val av lagledare (team leader election meetings)
Föreningen är ansvarig att välja lagledare för iGEM Stockholm-laget för det nästkommande året. Valet sker under ett möte som kallas av styrelsen. Lagledare bör väljas senast 31 december och kallelse ska vara medlemmar tillhanda senast två veckor innan mötet. Endast medlemmar som är närvarande på mötet (fysiskt eller virtuellt) har rösträtt. Beslut fattas med enkel majoritet.
d) Avsättning av lagledare
Styrelsen har mandat att frånta en lagledare dess position för iGEM Stockholm, om och endast om, det anses att lagledaren i fråga riskerar iGEM Stockholm-lagets deltagande i tävlingen iGEM. För en styrelse med ≤ 5 ledamöter: samtliga måste delta och beslutet måste vara enhälligt. För en styrelse med > 5 ledamöter: 3⁄4 måste delta och beslutet måste fattas med 2⁄3 majoritet.
§9. Revisor
Revisorn väljs i årsmötet, och denna skall oberoende granska verksamhetens bokföring och administration. Alla personer som inte sitter i styrelsen är valbara för denna roll, oavsett medlemskap i föreningen.
§10. Årsmöte
Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Årsmöte hålls varje år före mars månads utgång. Kallelse till årsmöte skall vara medlemmar tillhanda senast två veckor innan årsmötet.
Följande punkter skall alltid beslutas om i årsmötet:
- Mötets öppnande
- Val av mötets ordförande, sekretariat och justeringsmän
- Styrelsen verksamhetsberättelse för året som gått
- Ekonomisk berättelse och bokslut från året som gått
- Revisors berättelse från året som gått
- Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
- Årets planerade verksamhet i stort
- Årets budget och fastställande av medlemsavgift
- Val av årets styrelse
- Val av årets revisor
- Beslut om firmatecknare
- Övriga frågor
- Mötets avslutande
Om styrelsen, revisorerna eller hälften av föreningens medlemmar kräver, ska styrelsen kalla till ett extrainsatt årsmöte. På detta möte kan endast ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.
§11 Stadgeändring
Ändring av föreningens stadgar kan endast ske vid årsmöte med ⅔ majoritet, och endast om ändringen framgått i kallelsen.
§12 Upplösning
Upplösning av föreningen kan endast ske vid årsmöte med 3⁄4 majoritet, och endast om frågan framgått i kallelsen. Kvarvarande tillgångar ska vid upplösning doneras till Förbundet Unga Forskare.
Stadgarna reviderades 2024
