Föreningens stadgar
§1 Föreningen för intelligenta autonoma system
§1.1 Syfte
Föreningen för intelligenta autonoma system är en ideell studentförening vid Linköpings Universitet vars mål är att öka intresset för robotik och artificiell intelligens, genom att driva projekt inom dessa områden.
§1.2 Obunden
Föreningen för intelligenta autonoma system är en religiöst fackligt och politiskt obunden förening.
§1.3 Säte
Föreningen för intelligenta autonoma system har sitt säte i Linköping.
§2 Medlemmar
§2.1 Vem kan bli medlem?
Alla studerande eller anställda vid Linköpings universitet kan bli medlemmar i föreningen för intelligenta autonoma system. Medlemskap kan även medges utomstående efter styrelsebeslut. Dock måste minst 51% av medlemmarna vara studenter från Linköpings Universitet.
§2.2 Medlemsavgift
Medlemmar skall betala av årsmötet bestämd medlemsavgift.
§2.3 Avstängning av medlem
Styrelsen äger rätt att stänga av medlem från föreningen fram till nästa årsmöte om denne har skadat föreningens verksamhet eller anseende. Den avstängningshotade måste få möjlighet att försvara sig inför styrelsen före beslutet. Avstängd medlem kan ansöka om nytt medlemskap vid nästkommande årsmöte, som tar beslut om beviljande.
§2.4 Medlems ansvar
Medlem ansvarar för det materiel medlemmen använder. Fel som uppkommer eller upptäcks skall anmälas till styrelsen. Föreningens materiel får ej användas i kommersiellt syfte. Medlem är skyldig att följa av styrelsen uppsatta ordningsregler vilka ska finnas tillgängliga i anslutning till föreningens materiel.
§3 Organisation
§3.1 Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhets- och räkenskapsår löper från och med den 1 augusti till och med den 31 juli.
§3.2 Firmatecknare
Firmatecknare för föreningen är ordförande och kassör, var för sig, i den sittande styrelsen.
§3.3 Verksamheten och beslutande organ
Styrelsen är skyldig att agera för föreningens bästa. Verksamheten utövas av:
1. Årsmöten
2. Styrelsen
3. Tävlings- och Projektansvariga
§4 Projekt
§4.1 Allmänt
För att främja föreningens syfte, dvs att öka intresset för robotik eller artificiell intelligens, uppmanas och uppmuntras medlemmar att driva relevanta projekt. De kan med fördel drivas som en studiecirkel. Ett exempel på projekt är en föreläsningserie med föreläsare från universitetet eller näringslivet. Det kan även vara att arrangera tävlingar eller workshops inom robotik och/eller artificiell intelligens (till exempel RoboCup Junior eller First Lego Leauge).
§4.2 Ansvarig medlem
Projekt som drivs av föreningen skall ha en, av styrelsen vald, ansvarig medlem.
§4.3 Start av projekt
Projekt startas genom att en eller flera medlemmar presenterar sin idé på ett styrelsemöte. De skall även presentera en budget och tidsplan för projektet. Styrelsen beslutar därefter om projektet ska godkännas.
§4.4 Drift av projekt
Projektansvarig är skyldig att meddela styrelsen vid eventuella ändringar av budget eller tidsplan. Denne bör även rapportera hur projektet fortlöper. Styrelsen skall vara behjälplig vid kontakt med universitetet eller andra utomstående. Till exempel för lokalbokning eller ekonomi. Projekt har inga egna tillgångar, de förvaltas genom föreningen. Projektgrupperna är enbart drivande, medan föreningen står som ägare.
§4.5 Avslutande av projekt
Styrelsen har rätten att avbryta ett projekt genom ett styrelsebeslut. Projektet kan även avslutas av deltagarna inom projektet. Föreningen är huvudansvarig för projekt som drivs genom föreningen.
§5 Ordinarie årsmöte
§5.1 Högsta beslutande organ
Ordinarie årsmöte är föreningens högsta beslutande organ.
§5.2 Tid för ordinarie årsmöte
Ordinarie årsmötet skall hållas i början av höstens första läsperiod.
§5.3 Mötets behöriga sammankallande
För att årsmötet ska vara behörigt sammankallat ska:
• En kallelse ha skickats ut två veckor före mötet via epost. Dagordningen för årsmötet ska vara bifogad i kallelsen.
• Hälften eller tio (vilket som är minst) av föreningens medlemmar är närvarande.
§5.4 Rösträtt
Endast närvarande medlem har rösträtt på årsmöte.
§5.5 Offentliga dokument
Alla dokument som ska redovisas eller diskuteras under ett årsmöte ska lämnas in till styrelsen senast sju kalenderdagar före mötets början. Dokumenten, tillsammans med styrelsen svar i de fallen svar är relevant, ska finnas tillgängliga för föreningens medlemmar minst tre dagar före mötets öppnad. Detta inkluderar, men är inte begränsat till:
• Dagordning
• Propositioner
• Motioner
• Ekonomisk redovisning
• Verksamhetsredovisning
• Föregående årsmötesprotokoll
§5.6 Dagordning vid årsmöte
Följande frågor skall behandlas och protokollföras av årsmötet: 1. Fastställande av röstlängd
2. Val av ordförande
3. Val av sekreterare för årsmötet
4. Val av justerare och tillika rösträknare
5. Beslut om mötet är behörigt sammankallat
6. Godkännande av dagordning
7. Redovisning av föreningens projekt
8. Godkännande av verksamhetsberättelse
9. Godkännande av revisionsberättelse
10. Redovisning av föreningens ekonomi
11. Beslut om ansvarsfrihet för avgående styrelse
12. Val av styrelseordförande
13. Val av styrelsens kassör
14. Val av minst 3 styrelseledamöter
15. Val av relevant antal suppleanter
16. Val av revisor(er)
17. Val av inspektor
18. Val av sammankallande för valberedning
19. Fastställande av medlemsavgifter för kommande verksamhetsår 20. Fastställande av budget för kommande verksamhetsår 21. Övriga frågor
§5.7 Beslutsform
Beslut i fråga som upptagits på dagordningen fattas med enkel majoritet. I ärenden upptagna under övriga frågor fordras 3/4-majoritet. För beslut om stadgeändring gäller särskilda regler, se §11
§5.8 Övriga frågor
Under övriga frågor får ej ekonomiska beslut fattas.
§6 Extra årsmöte
§6.1 Rätten till extra årsmöte
Extra årsmöte kan begäras av:
• Styrelsen
• Inspektor
• Revisor
• Minst fem medlemmar eller en fjärdedel av föreningens medlemmar, vilket som är minst, genom skriftlig begäran till styrelsen
§6.2 Kallelse till extra årsmöte
Extra årsmöte skall hållas inom 30 kalenderdagar som infaller under terminstid för den tekniska fakulteten vid Linköpings Universitet efter att yrkande har inkommit till styrelsen. Årsmötet måste hållas under en av tekniska fakulteten vid Linköpings Universitets läsperioder. Kallelse sker enligt §5. För extra årsmöte gäller samma föreskrifter som för årsmöte, där det är tilllämpbart.
§7 Styrelse
§7.1 Poster
Styrelsen skall innefatta följande poster:
• Ordförande
• Kassör
• Sekreterare
• IT-ansvarig
• Ledamöter
§7.2 Mandattid och tillträde
Styrelsen tillträder efter ordinarie årsmöte och innehar sina poster till nästa ordinarie årsmöte om de inte väljer att avgå eller avsätts genom misstroendeförklaring.
§7.3 Beslutsmässighet
Styrelsen är beslutsmässig då minst hälften av styrelsen är närvarande.
§7.4 Protokoll
Alla styrelsemöten skall protokollföras samt arkiveras.
§7.5 Styrelsens ansvar
Styrelsen är ansvarig för föreningens verksamhet samt ekonomi och är ansvarig inför årsmötet.
§7.6 Administration av ekonomi
Kassören och styrelsen reglerar föreningens tillgångar i strävan efter att följa budgeten som fastställdes under föregående ordinarie årsmötet samt extrainsatta årsmötens beslut.
§7.7 Misstroende för styrelsen
Anser föreningens medlemmar att styrelsen inte utför sin uppgift på ett korrekt sätt ska dessa kräva ett extrainsatt årsmötet. På det extrainsatta årsmötet krävs att 3/4 av mötet, exklusive styrelsemedlemmar, röstar för styrelsens avgång. Efter en misstroendeförklaring ska den sittande styrelsen kalla till ytterligare ett extrainsatt årsmöte. Till årsmötet ska valberedning ha tagit fram ett förslag för val av ny styrelse. Den nyvalda styrelsen sitter till och med nästa ordinarie årsmöte.
§7.8 Entledigande från styrelsen
Styrelsemedlemmar eller suppleanter kan entledigas av styrelsen om hen önskar avgå. Om en av firmatecknarna önskar avgå krävs dock ett extra årsmöte för att välja ny firmatecknare. Beslut om ansvarsfrihet beviljas som vanligt av årsmötet, men styrelseledamoten kan endast hållas ansvarig för beslut som fattats innan entledigandet.
§7.9 Ekonomiska beslut
Ekonomiska beslut som fattas av styrelsen skall tas under punkter inskrivna på dagordningen och ej under övriga frågor.
§8 Inspektor
§8.1 Val av inspektor
Föreningens inspektor väljs under årsmötet.
§8.2 Uppgift
Inspektorn har som uppgift att övervaka föreningens verksamhet och kontrollera att denna sker på ett adekvat vis.
§8.3 Medlemskap
Inspektorn behöver ej vara medlem i föreningen, men måste vara anställd vid Linköpings universitet.
§8.4 Närvarorätt
Inspektorn har närvaro- och yttranderätt på styrelsesammanträden.
§9 Revision
§9.1 Val av revisor
Vid årsmötet ska minst en revisor väljas för det kommande verksamhetsåret. Dessa får ej inneha någon annan befattning inom föreningen.
§9.2 Begäran om handlingar
Revisorerna äger rätt att ta del av samtliga protokoll och övriga handlingar.
§9.3 Sammanträdesrätt
Revisorerna äger rätt att närvara vid föreningens sammanträden.
§9.4 Revisionsberättelse
Revisorerna skall efter verkställd granskning upprätta en revisionsberättelse i vilken de av- eller tillstyrker ansvarsfrihet för styrelsen. Revisionsberättelsen skall innan den föredrages på årsmötet ha varit tillgänglig för medlemmarna i minst 7 dagar. Revisionsberättelsen skall inlämnas och publiceras precis som andra handlingar inför årsmötet.
§10 Tolkning av stadgar
§10.1 Oklarheter
Om det uppstår oklarheter över tolkningen av föreningens stadgar gäller styrelsens tolkning fram tills nästa årsmöte.
§11 Stadgeändring
§11.1 Ändring av stadgar
Beslut om stadgeändring är en tvådelad process där ändringarna först ska presenteras på ett årsmöte öppet för alla medlemmar. Vid ett efterföljande årsmöte med minst fyra veckors mellanrum görs sedan en omröstning om antagandet av de nya stadgarna. Vid omröstningen för ändring av stadgarna ska det krävas 3/4-majoritet för att beslutet skall antas.
§12 Upplösande
§12.1 Upplösning
Föreningen kan upplösas enligt de regler som gäller för stadgeändring.
§12.2 Fördelning av tillgångar
Beslut om upplösande av föreningen ska innehålla beslut om ansvarsfrihet för avgående styrelse, samt beslut om hur föreningens tillgångar ska fördelas för att bäst främja föreningens syfte.
Dessa stadgar uppdaterades senast 25 Sep 2017.
